交大〔2022〕61号

第一章  总  则

第一条  为贯彻落实中央、教育部等有关规定，进一步加强和规范学校会议的组织和管理，切实改进会风，提高会议质量和效率，结合学校实际，特制定本办法。

第二章  会议原则

第二条  必要原则。举办会议应围绕学校中心工作和重点任务，坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。切实增强各单位统筹协调能力和独立办公能力，能以口头、电话等形式通知协调或独立完成的工作不再开会。对于同一时间布置工作，需要召开多种会议的，实行并会套开，会后分头贯彻落实。

第三条 高效原则。注重会议实际效果和质量，注重解决实际问题，充分做好会前调研和沟通协调，从简‎安排‎会议‎议程‎，以学校党委、行政名义召开的大型会议一般不超过90分钟，除‎全校性会议和合并‎召开‎的会‎议外‎，每‎次会‎议原则上只‎安排‎一位‎领导‎主讲‎，一‎般不‎安排‎表态‎发言‎和总‎结讲‎话，全校性会议讲话一般不超过45分钟，其他会议讲话一般不超过15分钟。会议安排现场交流发言的，每个单位发言时间一般不超过5分钟，发言紧扣主题、简明扼要，多提建设性意见和建议，不作一般性工作汇报。

第四条 节约原则。严格落实中央“八项规定”及其实施细则精神，遵循《党政机关厉行节约反对浪费条例》《重庆市贯彻实施<党政机关厉行节约反对浪费条例>办法》等文件规定，坚持节俭办会，务实办会。严禁到风景名胜区召开会议。凡校内会议室能满足会议要求的，不到校外召开。一般性工作会议一律不摆花草、水果等，不拉横幅，不制作背景喷绘，不发放纪念品。经费开支严格按批准的预算执行。

第三章  会议的分类及审批

第五条 学校会议主要分为三类：

（一）国内学术性会议。国内学术性会议是指因教学、科研需要举办且无国外代表参加的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、学术报告、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

（二）国内管理性会议。国内管理会议是指除国内学术性会议之外的其他国内会议。

（三）在华举办国际会议。是指报经上级主管部门、外事部门批准，在我国境内举办的国际会议。
第六条  每周主要会议的审批

（一）学校会议由校党政办公室统筹管理，实行“周会议安排制度”。需要校领导出席的所有会议，应于每周五前经分管校领导同意后，报校党政办公室统筹协调安排，经每周一学校党政主要领导碰头会研究同意后，列入学校周会议安排正式执行。

（二）每周五下午是教职工集体活动（政治理论学习、党组织生活会、业务学习、教研活动、工会活动）时间，原则上不安排跨单位（部门）的会议。校党政办公室每学期第一周编制并发布本学期《教职工集体活动安排表》，合理安排教职工集体活动时间。

第七条  学术性会议的审批

（一）自然科学类由科技处负责审批。全国性学术会议需提前6个月报送计划到科技处审批；省级学术会议需提前3个月报送计划到科技处审批；省级以下学术会议及学术论坛、学术报告、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等其他学术活动，各单位应于每年11月初，向科技处报送下一年度开展计划。

（二）人文社会科学类根据《重庆交通大学哲学社会科学课堂教学、报告会、研讨会、讲座、论坛和接受国（境）外基金资助等管理办法》《中共重庆交通大学委员会关于进一步加强论坛、讲坛、讲座、年会、报告会、研讨会等阵地管理的通知》等文件规定，由党委宣传部统一管理。多个单位联合举办的活动，由第一举办单位履行申报审批手续。未经批准一律不得举办。

（三）国际性学术会议需提前6个月报送计划到科技处审批，经学校研究同意举办后，会议主办单位提前3个月将会议审批材料报国际合作与交流处，由国际合作与交流处报市外办审批或报备。

（四）由我校主办、承办或与校外单位联办的所有国内外学术会议（含自然科学类和人文社会科学类），各单位根据《重庆交通大学学术会议认定资助办法》向科技处审报专项经费预算。

第八条 管理性会议的审批

（一）党委全委会会议、党委常委会会议、校长办公会按相应的议事规则进行，由校党政办公室负责组织实施；以学校名义召开的会议需报学校党政主要领导审批，必要时按程序提交党委常委会或校长办公会研究，由党政办公室指导，业务归口部门牵头组织实施；教代会、工代会由校工会提出方案，报党委常委会审批，由校工会负责组织实施；团代会、学代会、研代会由校团委提出方案，报党委常委会审批，由校团委负责组织实施；议事协调会议按照相应的议事规则进行，由业务归口部门牵头组织实施。

（二）其他专题性会议由分管校领导审批同意，主办单位负责组织实施。

（三）邀请国家领导人或原国家领导人、省部级及以上领导的，至少提前2个月报校党政办公室，经党委常委会、校长办公会研究同意后，按规定报市委教育工委审核并报市委审批。

第九条  临时会议的审批

确因特殊情况，由校领导主持召开的全校性临时会议（如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等），由承办单位请示分管或联系校领导同意后召开，并事前向学校党政主要领导报告。

第四章 会议费开支范围、标准和报销支付

第十条  会议费预算

（一）根据《中央和国家机关会议费管理办法》《重庆市市级机关会议费管理办法》和有关财经法律法规规定，严格执行会议费预算管理，纳入校属各单位预算，并单独列示。学校财务处负责会议费的会计核算和财务管理。

（二）有预算资金安排的会议，应在预算额度和标准内据实开支会议费。没有预算资金安排的会议，应预先编制会议费预算，填写《重庆交通大学会议费审批单》（详见附件），由各单位主要负责人审批，按批准的预算额度和规定标准据实开支会议费。

第十一条  会议费开支范围

会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、交通费、会议场租费、文件印刷费、办公用具、医药费等。国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金。

（一）住宿费

会议优先安排在校内会议场所。因工作需要必须在校外召开的，国内会议原则上应安排在四星级以下（含四星）宾馆。参会人员在50人以内且无外省市和远郊区县代表的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。会议代表参加会议发生的住宿费，原则上回所在单位报销；确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议发生住宿费，应纳入会议费预算，按职务职称级别对应的住宿标准限额，参照《重庆交通大学公务出差差旅费管理办法》相关规定，按实际住宿天数凭据报销。

（二）伙食费

伙食费是指参会人员及工作人员会议期间发生的用餐费用。应纳入会议费预算，按职务职称级别对应的伙食费标准限额，参照《重庆交通大学国内公务接待管理办法》相关规定据实报销。

（三）交通费

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的车辆租赁费、燃油费、过路过桥费等支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回所在单位报销；确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费、国际旅费、劳务费，应纳入会议费预算，按照《重庆交通大学公务出差差旅费管理办法》相关规定据实报销。

（四）会议场租费、文件印刷费、办公用具、医药费，以及国际会议的同声传译翻译费、同声翻译设备租金等按实际发生报销。会议涉及的专家、学者咨询费、讲课费及学术报告劳务费等按照国家及重庆市相关标准发放。

（五）在华举办国际会议，有上级预算批复的，按批复预算执行；无预算批复的按照本办法执行，标准参照《重庆交通大学外国文教专家工作管理办法》执行。

第十二条  会议费报销支付

（一）会议费支付原则上以银行转账或公务卡方式结算。

（二）各单位在会议结束后原则上一个月内到财务处办理报销手续。报销时应当提供会议费审批单、会议通知、参会人员签到表、原始单据、会议服务单位提供的明细清单、电子结算单等凭证，国际会议还需提供批准文件。

 

第五章 会议的组织及管理

第十三条  会议组织由会议责任单位负责，按照单位（部门）的职能，按照主办、承办和协办三种方式划分会议的责任单位，并进行组织。

主办单位负责该会议全部的筹备和组织实施工作。

承办单位与主办单位协商会议有关事务，负责该会议部分任务的筹备和组织实施工作。

协办单位负责按照会议主办单位的要求，协助做好该会议部分任务的筹备和组织实施工作。

第十四条 学校大型会议的组织工作。成立了会议筹备领导小组的会议由筹备领导小组负责，其他大型会议由校党政办公室或主办单位负责。

（一）学校党委全委会、党委常委会、校长办公会、学校教师干部大会、中层干部会议等全校性会议由校党政办公室主办并负责。

（二）年度会议、协调会议、纪念性会议、学术会议、评审会议由职能部门主办，其他相关单位（部门）协办。

（三）单一性专题会议（学生工作例会、教学工作例会、建设工作例会等）由相应职能部门主办，涉及多部门的专题会议由党政办公室主办。

（四）学校设立的学术委员会、教学指导委员会、学位评定委员会等各种委员会、领导小组的会议，由相应的议事协调机构负责组织。

（五）教职工代表大会、工会会员代表大会、团员代表大会、学生代表大会、研究生代表大会等群团组织会议，分别由校工会、校团委等相关部门负责组织。

第十五条 会议的组织主要包括会议方案拟定、会议通知、会议筹备、会议实施、会后处理五个阶段的工作。各类会议的组织按照“主办负责、承办分担、协办协助”的原则，明确会议各个阶段的任务和责任。

（一）会议方案拟定。会议方案由主办单位拟定，按相关规定报批。会议方案一般应包含：会议名称、背景、宗旨、议题（主题）、议程（时间、地点、流程）、组织机构（举办单位、大体分工）、与会人员（规模、代表构成）、经费预算（支出项目、来源）、宣传安排、会场布置、会议成果运用、会务进度安排、其他事项说明（主讲嘉宾简介、特邀领导介绍）。

会议通知。学校《每周主要工作安排》以OA办公系统发布为准，除时间临时调整外，不再另行通知。会议通知原则上由主办单位拟发，须于会前至少一个工作日内通知到参会人员。临时性会议按照“谁提拟，谁通知”的原则进行通知。

（三）会议筹备。会议需讨论、议决的各种文件、材料提交前须经主办或承办单位领导班子研究，报分管校领导同意后上会研究。主办或承办单位原则上提前1天将会议议题及相关材料送达有关参会人员。

（四）会议实施。会议主办单位应保障会议期间领导、嘉宾的服务工作，安排专人做好会议记录。重要会议及活动，视情况安排专人，形成文字、音频、影像等会议资料。

（五）会后处理。会议主办单位应督促有关人员尽快整理会议记录，编写会议纪要，刊发新闻，必要时将领导或专家的重要讲话整理成文稿，将文字、音频、影像等全套会议材料整理存档（党委全委会会议、党委常委会会议、校长办公会等重要会议材料送档案馆存档）。与会人员要做好会议记录，会后要及时传达和贯彻落实会议内容，会议主办单位还应负责检查会议决议、决定的执行与落实情况。

第十六条 视频会议管理工作由校党政办公室负责。校党政办公室应及时接收、登记教育部、科技部、重庆市教委等部门关于召开视频会议的通知，尽可能将会议通知纳入学校每周会议安排，布置好相关会场，并对视频会议进行管理。信息化办公室负责视频会议系统的维护、升级等技术支持，同时要保证视频会议系统的网络畅通。

第六章  会议纪律

第十七条  严格实行会风会纪考核监督和情况通报。

（一）凡要求报送会议回执的，各单位应及时确定参会人员并向主办单位报送参会人员名单，及时通知和督促相关人员准时到会。

（二）严格会议签到制度，确因事因病等特殊情况不能参会的，应履行请假手续（根据会议要求需确定代会人的应明确代会人）。

（三）会议期间杜绝会风散漫、会纪松懈现象。不得随意离会，不得在会场接听和拨打手机，不得从事其他与会议无关的事情。

（四）学校考核督查办、纪检监察室会同主办单位对会风进行督查并书面通报。会纪会风督查结果列入单位及干部考核、评优评先的相关考核指标，作为干部作风考核的依据之一。

第十八条 对有保密要求的会议，与会人员应严格遵守《保密法》和学校保密工作的有关规定和纪律要求，除按规定履行职能及授权传达外，不得擅自外传或讨论会议内容。

第七章  附 则

第十九条 本办法适用于以学校名义举办和承办的各类会议，包括各类国内外学术性会议和管理性会议。以校属各二级单位名义举办和承办的会议参照执行。

第二十条 本办法由学校党政办公室负责解释。

第二十一条 本办法自发布之日起施行。原《重庆交通大学会议管理办法》（交大〔2014〕327号）同时废止。

 

附件：重庆交通大学会议费审批单

附件

重庆交通大学会议费审批单

单位（公章）：

会议名称
会议时间
会议地点
会议内容
会议类别
参会人数
支出金额（元）	住宿费
	伙食费
	场租费
	会期交通费
	文件印刷费
	其他费用
	合计
经费开支项目
经办人		项目负责人
单位负责人

备注：会议类别分为国内学术性会议、国内管理性会议、在华举办国际会议。